A GC Aesthetics, empresa especializada na importação e distribuição de próteses de silicone, aprimorou sua complexa operação logística com o apoio de soluções da TOTVS, maior empresa de tecnologia do Brasil. Por meio da implementação do TOTVS Coleta e Entrega, que utiliza inteligência artificial para validar comprovantes de entrega dos produtos, a companhia eliminou as falhas na comunicação com médicos cirurgiões, garantindo a tranquilidade e a segurança necessárias para procedimentos que exigem precisão absoluta.
A operação da GC Aesthetic envolve múltiplos interlocutores: o pedido é feito pelo médico, o pagamento é realizado pelo paciente, e a entrega é terceirizada e realizada diretamente no hospital onde ocorrerá a cirurgia. Antes da adoção da solução da TOTVS, a confirmação da entrega era um processo manual, realizado por meio de fotos de baixa qualidade enviadas pelo entregador por WhatsApp para a empresa, o que gerava incertezas e um alto nível de fricção entre as partes. A GC Aesthetics precisava de uma solução que aprimorasse esse processo.
Com o TOTVS Coleta e Entrega, o processo foi automatizado com apoio de inteligência artificial. Agora, no momento da entrega do produto no hospital, o entregador registra uma foto do canhoto da nota fiscal e recibo de entrega assinados. Imediatamente, a IA embarcada na solução analisa a qualidade da imagem e, se a foto estiver tremida ou ilegível, o sistema avisa o entregador para que uma nova captura seja feita. A IA também é capaz de corrigir pequenos defeitos, garantindo a legibilidade dos documentos.
Uma vez aprovada, a confirmação é enviada automaticamente por e-mail ou WhatsApp para todos as partes envolvidas e previamente cadastradas, como o médico, seu assistente, o instrumentador cirúrgico e até mesmo o vendedor. O sistema identifica o destinatário correto lendo as informações no campo de observação da nota fiscal, garantindo que cada comprovante chegue à pessoa certa, em tempo real.
Em complemento, essa comunicação passará por uma evolução a curto prazo. Para otimizar essa experiência, a GC Aesthetics está desenvolvendo uma integração entre o TOTVS Coleta e Entrega a sua própria ferramenta omnichannel. Assim que implementado, o envio será feito pelo canal oficial da empresa, e o comprovante chegará claramente identificado. Enquanto a integração está em desenvolvimento e a automação não é expandida para toda a base, a comunicação para os médicos que não fazem parte do piloto permanece off-line.
“O grande ganho foi a eficiência e a confiabilidade. Os comprovantes serão enviados no exato momento da entrega. Se o entregador está no subsolo do hospital sem sinal, o aplicativo grava a informação e a transmite assim que a conexão é restabelecida. O médico recebe as informações sobre a entrega no dia anterior, confere os produtos, confirma se está tudo certo e, assim, vai para o hospital realizar a cirurgia tranquilamente. Isso não tem preço”, explica João Marques, gerente de Experiência do Cliente da GC Aesthetics.
Além da otimização do fluxo com os médicos, a solução se tornou uma ferramenta de controle de ponta a ponta. O departamento jurídico da GC Aesthetics e a auditoria da empresa também utilizam o TOTVS Coleta e Entrega para consultar comprovantes em casos de cobrança ou para auditorias, centralizando todas as informações de forma segura e rastreável.
“O exemplo da GC Aesthetic ilustra perfeitamente como a tecnologia pode resolver dores críticas em nichos de mercado altamente especializados. A logística de um produto médico não permite erros. Ao integrar inteligência artificial ao TOTVS Coleta e Entrega, não estamos apenas digitalizando um documento, mas garantindo a integridade de toda uma cadeia de saúde, proporcionando segurança e eficiência desde a nossa operação até o médico e o paciente. É a tecnologia gerando um impacto real e positivo na vida das pessoas”, afirma Angela Gheller, diretora de Produtos para Logística da TOTVS.
