Com a implementação, foi possível reduzir o volume de e-mails, ter controle dos SLAs das atividades, além dos indicadores disponíveis em tempo real
A Vivara deu um passo importante na jornada de transformação digital ao automatizar a gestão de serviços por meio da solução SoftExpert Suite. A implementação faz parte de uma série de automações e integrações em desenvolvimento que visam otimizar a experiência dos mais de três mil colaboradores da companhia, permitindo o acesso às principais demandas internas em uma única plataforma.
A rede que já utilizava a suíte para gestão de documentos, confiou na SoftExpert como uma parceria no processo de transformação digital. Inclusive, este foi um dos diferenciais para a escolha da solução destacados pela Coordenadora de Eficiência da companhia, Tabata Kijotoki.
“Identificamos que a solução reunia diversas funções em uma única ferramenta e que ela se adequa bem às estratégias do nosso negócio e às necessidades do dia a dia, além do seu custo ser mais atrativo, se comparado aos demais players de mercado”, ressalta.
Processos mais enxutos e transparentes
Um dos desafios que a companhia buscava solucionar com a implementação do sistema era reduzir a quantidade de e-mails que circulam entre as áreas corporativas e as lojas, além de melhorar a rastreabilidade dos processos. “Nosso principal objetivo com as automações é facilitar o dia a dia do colaborador no acesso às informações e também a liderança, permitindo que boa parte do tempo antes despendido com atividades operacionais seja dedicado para atividades estratégicas”, pontua.
Segundo Tabata, com os processos de negócio e a gestão dos serviços automatizados foi possível melhorar a rastreabilidade das informações, aumentar a produtividade e o controle dos indicadores. “Os ganhos são muitos. Com a implementação da ferramenta conseguimos reduzir o volume de e-mails, ter controle dos SLAs das atividades, indicadores disponíveis em tempo real, dashboards customizados de acordo com a necessidade e padronização dos processos”.
Colaboradores familiarizados com a ferramenta
A coordenadora da Vivara destaca a preocupação da SoftExpert em poder proporcionar uma melhor usabilidade da ferramenta, sentimento compartilhado pela companhia, que tem realizado ações para que os colaboradores conheçam mais a ferramenta e se familiarizem com os processos, para tornar a jornada do usuário mais interessante e fácil dentro da solução.
“Em 2021, tivemos um aumento de aproximadamente 80% de solicitações e processos transacionados na ferramenta, se comparado a 2020, este é um indicador muito importante e que nos traz a certeza de que estamos no caminho certo”, afirma Tabata Kijotoki.
