Contando com 27 mil produtores de tabacos no Brasil, que precisam preencher e assinar contratos anualmente, a Souza Cruz procurou a DocuSign para implementar sua solução de assinatura eletrônica.

O processo todo levava 30 dias, dentre coleta e validação, sendo necessária a visita do orientador rural da Souza Cruz ao produtor, apresentação dos documentos e coleta das assinaturas, envio da papelada à sede da empresa, análise e autorização dos documentos e então dar um retorno para o produtor e armazenar os papeis fisicamente.

De acordo com Humberto Moisés, Global IT Leaf Manager AmSSa da British American Tobacco (BAT), dona da Souza Cruz, as pessoas precisavam percorrer vários quilómetros para captar a assinatura junto aos agricultores, e o ganho após a implementação foi extremamente impactante, reduzindo o tempo de formalização dos contratos de 16 para 6 dias.

O projeto teve outro desafio: fazer todo o processo de coleta de assinaturas de maneira off-line. Como há uma série de problemas de acesso à internet no campo, era necessário um sistema que permitisse aos orientadores agrícolas a coletarem as assinaturas necessárias, mesmo sem sinal de internet, e que transmitisse as informações ao sistema da empresa os contratos assim que houvesse sinal. Por meio da plataforma da DocuSign, essa tarefa foi possível ser realizada com êxito.

Além disso, muitos produtores possuem pouca destreza com documentos, fazendo que apenas a atividade de assinar os papéis levassem mais de 1 hora. Com o uso da assinatura eletrônica, foi possível reduzir o tempo de assinatura para menos de 30 minutos, pois é possível replicá-las em todas as vias necessárias. O produtor acabou por ser impactado e impressionado, pois reduziu o tempo para a formalização dos contratos e reduziu a burocracia nos processos.

O reflexo e benefícios gerados são diversos, ganhando mais agilidade na formalização de contratos, evitando gastos com impressão de documentos em papel, locomoção, e armazenamento, além de oferecer alta segurança de acordo com a governança corporativa da companhia e com as legislações vigentes, ou mesmo laudos periciais. Confira alguns resultados gerados para a Souza Cruz:

– Agilidade: o tempo de coleta de assinaturas e foi reduzido de 16 para 5 dias.

– Posicionamento de mercado: a Souza Cruz foi pioneira no uso da assinatura eletrônica no agronegócio, inclusive contratando toda sua safra de 2019 pelo meio eletrônico, o que permite o alto controle de 630 mil documentos, acumulando mais de 1.700.00 páginas.

– Maior controle: melhor gestão das etapas do processo de formalização e dos documentos já assinados, além de eliminar possíveis extravios, evitando inclusive uma nova visita ao produtor rural.

– Redução de burocracias: tanto o orientador agrícola quanto o fumicultor tiveram suas vidas facilitadas, gerando diferencial competitivo.

– Segurança jurídica: a plataforma oferece robustez e está alinhada às normas brasileiras.

A implementação da DocuSign em suas operações brasileiras foi um projeto piloto da Souza Cruz e da BAT, que está analisando levá-lo para outros países. Desde 1918, a Souza Cruz conta com um sistema integrado de produção de tabaco, prestando assistência rural aos produtores, bem como o acompanhamento das atividades, desde o plantio até a colheita e compra do tabaco.

Dessa maneira, existem dois pilares específicos para eficiência na gestão, sendo o primeiro deles o relacionamento com o fumicultor (assistência técnica, financeira e transporte do produto), e o segundo o controle e governança da empresa, que necessita planejar adequadamente o volume da produção, qualidade e integridade da colheita e a garantia do fornecimento até o processo de vendas e exportação.

A DocuSign propõe a eliminação total do papel nos processos de formalização e contratação. Um documento assinado eletronicamente permite salvar R$ 120 reais, o ciclo de coleta de assinaturas pode ser reduzido para 1h, todo o processo conta com 100% de segurança e é válido para os departamentos jurídicos e está de acordo com as legislações, além de eliminar a ineficiência dos processos utilizando documentos físicos.

Tudo isso tem integração com as soluções da SAP. A SAP é cliente, parceira e foi uma das investidoras da DocuSign em todo o mundo, sendo também revendedora das soluções de assinatura eletrônica sob o nome de SAP Signature Management by DocuSign – a DocuSign faz parte do SAP Solutions Extensions.