Há três anos, o Senac PE, viu a própria operação administrativa ser afetada pela pandemia devido ao trabalho remoto. Na época, a maioria das assinaturas dos contratos entre funcionários e fornecedores eram em papéis, o que dificultava o envio e o arquivamento de documentos entre os colaboradores à distância.
Para solucionar o problema, a instituição de ensino recorreu ao serviço de assinatura eletrônica Adobe Acrobat Sign, que possui inteligência artificial embarcada e interface amigável, facilitando o uso pelos colaboradores. O projeto começou apenas com cerca de 1.723 transações documentais. Em 2022, esse número foi de 7 mil transações. Em 2023, a empresa projeta digitalizar cerca de 10 mil processos de assinatura eletrônica de documentos, expandindo o uso da ferramenta. Ao todo, 104 funcionários têm acesso e já a usam.
A profunda integração com suítes de colaboração como Microsoft 365 também contribuiu ainda mais a adoção da plataforma, pois assim ela fica disponível para uso direto nos aplicativos que os colaboradores já utilizam no dia a dia administrativo.
“Durante o uso do Adobe Acrobat Sign na pandemia, percebemos o quão prática a tecnologia era e o quanto tornava a rotina administrativa mais ágil também. Por isso, vamos expandir a implementação do software e promovê-la internamente em todas unidades, para que a cultura digital avance também”, explica Graça Bezerra, Gerente de Tecnologia da Informação do Senac PE.
Atualmente, os principais departamentos do Senac que usam a tecnologia são: recursos humanos, jurídico, financeiro e a própria diretoria regional. “O fluxo de assinatura dos documentos melhorou muito, porque agora o envio para assinar ocorre de forma instantânea por e-mail, substituindo as pilhas de papel que passavam de mesa em mesa ao longo dos dias”, afirma Graça.
O futuro será ainda mais digital
Para continuar investindo na cultura digital, o Senac PE tem como objetivo integrar o sistema de matrícula dos alunos participantes dos projetos de Menor Aprendiz ao serviço de assinatura eletrônica, para que todo o processo se torne mais ágil. Por ano, aproximadamente 4 mil alunos são contratados por outras empresas pelo programa. Porém, o Coordenador de Tecnologia da Informação do Senac, Marcio Higo, explica que cerca de quatro partes precisam assinar o contrato: o aluno, o responsável, a empresa contratante e o próprio Senac, em um prazo de 15 dias.
“Se for tudo online, esse processo poderá cair de duas semanas para apenas um dia, com disparo para assinatura eletrônica por e-mail para todos os envolvidos, no lugar do aluno levar esse documento para todos os envolvidos”, informa. “O online também traz outro benefício: se houver algum erro na documentação, há mais tempo para corrigi-lo, porque o processo de assinatura por todos é ágil.”
O executivo ressalta que há outros vários projetos já pensados para a expansão de sistemas digitais no Senac PE, para tornar a administração mais prática nas sete unidades do estado de Pernambuco. “Percebemos que a transformação digital efetiva está também nos processos documentais, porque aumenta a produtividade e gera melhoria na experiência positiva do aluno, do colaborador e de fornecedores”, conclui Higo.
