Considerada uma das mais destacadas empresas contábeis do país, a Rui Cadete Consultores, sediada em Natal (RN), tem na gestão um pilar estratégico para o desenvolvimento e a evolução dos seus negócios. Neste contexto, há cinco anos decidiu investir no aprimoramento da qualidade de suas informações visando, ao mesmo tempo, aumentar a qualidade dos serviços prestados aos clientes e melhorar a produtividade e os resultados financeiros da empresa.
Na visão da direção do Rui Cadete, a melhoria da produtividade traria ainda como benefício a elevação do patamar salarial de seus colaboradores. Para atingir esses resultados a empresa decidiu automatizar os processos de gestão e implantar em suas unidades os softwares ZEN e Tributário da Questor Sistemas Inteligentes, uma das principais fornecedoras de tecnologia voltada à área de contabilidade fiscal do país.
Crucial para o sucesso do projeto que diferenciaria a empresa Rui Cadete no mercado, a escolha da tecnologia foi feita com base em uma concorrência minuciosa que levou os gestores a optarem pela Questor. O objetivo inicial, com a implementação do software, era uma melhoria de 30% na produtividade. O resultado foi alcançado já no ano seguinte e, após cinco anos, superou a expectativa da empresa com o aumento considerável da carteira de clientes e no salário dos colaboradores.
De acordo com Ethel Cristina Maia Mesquita, diretora Administrativo Financeiro da Rui Cadete, a implantação do sistema resultou em um aumento de produtividade de cerca de 50%. “Antes do Questor tínhamos 200 colaboradores para atender 331 clientes e, hoje, temos 98 colaboradores para 483 clientes. Atualmente, 99% das obrigações acessórias enviadas são importadas direto do software da Questor, assim ganhamos em segurança e tempo”.
Ela explica que com a adoção da tecnologia, não é mais necessário o preenchimento manual, pois ao terminar uma apuração fiscal, a equipe já tem em mãos as obrigações prontas. “Nosso grau de otimização e importação chega a 90%. Ao utilizarmos o controle de duplicatas, por exemplo, reduzimos o tempo com conciliação de fornecedores, já que agora não é mais necessário fazer a conciliação, pois ao terminar a apuração do fiscal já temos a conciliação pronta. No módulo folha temos hoje 474 clientes onde processamos mais de oito mil obrigações. Antes levávamos até quatro dias para processar todas as nossas folhas e com impactos de retrabalhos. Hoje reduzimos pela metade do tempo, e realizamos o processamento da folha em 02 dias, com mais segurança no recebimento das informações.”
Os números foram reflexo de uma nova realidade na prestação de serviços que envolvem o dia a dia da empresa. A implantação dos softwares, realizada em 2012, contribuiu para a pontualidade na entrega dos balanços mensais e anuais, bem como para a automação das apurações fiscais e obrigações acessórias. Para se ter ideia, a Rui Cadete levava 22 dias úteis para processar todas as obrigações de suas 331 empresas clientes. Hoje, a empresa conta com 438 clientes e consegue processar tudo em apenas 15 dias úteis, possibilitando assim um tempo para análise e auditoria nos processos. Atualmente, a Rui Cadete processa 905 obrigações estaduais, 1.610 obrigações federais, 438 obrigações Municipais e 5.348 impostos/encargos por mês.
Passo a passo
A implantação envolveu diversas áreas da empresa, iniciando pelo departamento pessoal; com a migração das empresas, configurações necessárias do sistema, treinamento dos colaboradores, conferência dos dados migrados e cálculo efetivo das folhas de pagamento. Seguida pelos demais módulos, correspondentes às áreas de contábil e fiscal; iniciando o mesmo processo de migração, treinamento e configurações do sistema, para o fechamento das apurações e balancetes.
O processo envolveu algumas decisões em níveis estratégicos e houve a integração de todas as áreas da organização, cruciais para a implantação do software. O projeto foi realizado em um período de três meses e contou com dois coordenadores, uma comissão para decisões de configurações, além de reuniões semanais entre gestores e representantes da ferramenta, treinamentos e um processo criterioso de conferência dos dados. Na última etapa, com o início do cálculo das folhas de pagamento e apurações fiscais, a Rui Cadete teve o suporte de um técnico para tirar dúvidas e orientar os colaboradores nos fechamentos da folha e das apurações contábil e fiscal.
Para a diretora, o grande diferencial da equipe Questor foi o conhecimento e a capacidade técnica em responder a todas as regras tributárias de qualquer atividade ou ramo de negócios, o que se traduz em praticidade e segurança ao utilizar o software na geração de todos os cálculos e informações necessárias, especialmente naquelas que serão prestadas às entidades fiscalizatórias. Outro ponto que surpreendeu positivamente foi a preocupação em oferecer uma interface mais amigável e interativa, o que facilitou a utilização da ferramenta.
“Atualmente, empregamos todos os aplicativos disponíveis, buscando ao máximo aproveitar suas funcionalidades e, sempre que possível, sugerindo melhorias que agreguem mais valor na gestão de nossa empresa, bem como na prestação de serviços. Com isso, oferecemos mais segurança e agilidade nos processos, afinal entendemos que desta forma teremos uma melhor integração com as empresas clientes. Todo este processo contribui para nossa excelência e a construção de um trabalho mais relevante”, finaliza a executiva.
