A ITMS, empresa pioneira em telemedicina na América do Sul, com sede em Uberlândia (MG), aprimorou o controle de estoque de equipamentos médicos comercializados em 50% após adotar o ERP da Jiva, especializada em soluções de gestão para pequenas e médias empresas. Com o projeto a companhia passou também a atender os requisitos do eSocial e aumentou a agilidade e produção de todas as áreas corporativas.
Segundo Elaine Alcântara, diretora-geral da ITMS, a solução da Jiva foi escolhida por ser integrada, com recursos adequados aos processos internos da empresa, e apresentar interface amigável ao usuário. “A integração ao e-Social também foi um dos motivos pela escolha, além disso, o sistema que usávamos antes da solução Jiva não acompanhava a evolução do nosso negócio, não se adequava às mudanças e evoluções tecnológicas, apresentava problemas no processo de faturamento e não tinha possibilidade de incorporar Business Intelligence (BI)”, afirma.
De acordo com ela, no antigo cenário todo o controle de estoque de equipamentos médicos comercializados pela ITMS era feito através de planilhas. “Agora todos os equipamentos armazenados estão cadastrados no novo sistema ERP, assim controlamos a localização de cada um, as entradas e saídas, e na própria plataforma de gestão a contabilidade consegue gerar as notas fiscais de venda/compra e faz o controle patrimonial e depreciação. Com isso tivemos um aumento no controle de mercadorias sem precedentes”, aponta a diretora-geral.
Para Elaine as melhorias obtidas com a Jiva puderam ser percebidas em todos os setores da companhia. “O processo de compras ficou 30% mais ágil, já que agora é todo feito no ERP, com solicitação de compra, cotação, aprovação, envio de pedido ao provedor externo, validação e verificação da compra, tudo isso com rastreabilidade e transparência. Quando a compra é realizada, o DANFE – representação impressa e simplificada da Nota Fiscal Eletrônica – já integra o financeiro, alimentando o setor de contas a pagar, o que facilita o pagamento de contas e evita pagamentos indevidos”, explica.
Já no setor de RH, a executiva aponta que a produtividade cresceu 40% uma vez que no sistema da Jiva os contratos de trabalho e documentos auxiliares, como acordo de confidencialidade, feedbacks e avaliações, são gerados automaticamente. Estas informações são integradas à contabilidade para gerar a folha de pagamentos, cálculo de férias, hora extra e adicional noturno. “A gestão de medicina ocupacional, como controle de ASO, atestados e afastamentos, também foi bastante impactada, com um ganho de agilidade de 40%”, relata.
Conforme Elaine, além da agilidade, produtividade e integração, a Jiva ainda fornece aulas por meio da Universidade Corporativa Jiva, que dispõe de cursos à distância para capacitar os usuários no uso do ERP da Jiva e nas melhores práticas da Administração. “Todos os nossos funcionários frequentaram as aulas. É muito importante a utilização da Universidade, pois ela otimiza a parte de implantação e treinamento, e auxilia em caso de dúvidas e apoiar no treinamento de novos colaboradores”.
Para o futuro, a diretor-geral planeja a adoção das ferramentas de BI Avançado da Jiva. “Na ITMS sempre buscamos a melhoria dos nossos processos, e acreditamos que devemos usar as melhores ferramentas de tecnologia e sistemas para que as atividades sejam realizadas de modo ágil e, principalmente, com segurança e qualidade. Temos grande preocupação com a proteção e integridade dos nossos dados, e com a Jiva conseguimos otimizar as nossas rotinas, monitorar nossos indicadores e dedicar mais tempo à gestão”, finaliza.
