Projeto contempla um Centro de Serviços Compartilhados que provê serviços corporativos a todas as unidades do grupo, que inclui hospitais, centros clínicos e laboratórios
A Hospital Care iniciou em abril de 2019 sua jornada de transformação digital, com a implementação do ERP inteligente SAP S/4HANA. Com foco em fusões e aquisições no setor de saúde, a Hospital Care pôde obter inúmeros ganhos de integração e sinergia entre as empresas adquiridas e suas diferentes soluções locais, passando a atuar por meio de um Centro de Serviços Compartilhados que provê serviços corporativos a todas as unidades do grupo.
A principal motivação para a adoção do S4/HANA foi a busca de eficiência operacional, já que a empresa é focada em comprar hospitais e montar soluções integradas de prestação de serviços em cada localidade. Para isso é necessário buscar o modelo mais aderente à necessidade da saúde e que, ao mesmo tempo, otimize recursos e traga melhorias.
Roberto Penido, gerente de tecnologia da Hospital Care, explica que a implementação do SAP S4/HANA foi particularmente desafiadora para o grupo porque, tendo sido iniciada em 2019, teve o go live em fevereiro do ano passado, precisando avançar na fase de estabilização em plena fase aguda da pandemia. O executivo explica que a holding tomou a decisão de adotar soluções SAP em 2018 e iniciou as discussões de processos no início de 2019, com conclusão da implementação no início de 2020. Um dos desafios foi a preparação para a integração de sistemas hospitalares – dois deles os de maior operação no País.
“Para que possamos obter sinergias e prestar serviços de saúde de forma mais adequada, criamos uma Central de Serviços Compartilhados, tirando de cada unidade as atividades que não são seu core business – a parte financeira, de suprimentos, folha de pagamento – para que ela se dedique às atividades assistenciais. Ao fazermos isso, era fundamental que essa operação acontecesse numa plataforma única em que conseguíssemos padronizar os processos para prestar esses serviços a todas as unidades, independentemente do sistema que utilizam localmente”, justificou Penido.
Penido explica que embora a holding complete apenas três anos, seus ativos – hospitais e clínicas – têm uma longa trajetória, alguns com mais de 80 anos de atuação, a exemplo do Hospital Vera Cruz, de Campinas/SP, o primeiro a integrar a rede. “Temos hospitais em toda a cadeia da saúde, desde os de alta complexidade a hospitais de menor porte e clinicas”, disse Penido.
Além dos benefícios de sinergia e ganhos de eficiência e de integração, houve ganhos na área financeira. Ele explica que, antes, eram usadas soluções locais. O trabalho durante a implementação foi mapear todos esses processos de sistemas locais e criar um padrão único dentro do sistema da SAP para que eles ocorressem de forma integrada às soluções hospitalares.
Para Penido, o processo é complexo porque as tarefas começam nessas soluções de saúde, chegam para ser processadas no SAP e retornam para essas soluções darem continuidade. “A questão da integração de dados e continuidade do processo é crítica. Ao construir isso, percebemos várias oportunidades de otimização e melhorias de processos, para que eles sejam não apenas bem executados, mas sobretudo seguros”.
A empresa também identificou oportunidades de aprimoramento na operação, sobretudo na área de suprimentos, que agora pode comparar melhor os diversos itens, separar os medicamentos genéricos dos biossimilares, por meio de rastreamento, e controlar as compras. “Além disso, temos uma visão melhor do fluxo de caixa e os valores a pagar e a receber. Isso facilita no planejamento de investimentos”, completou Penido.
Entre as lições aprendidas, o gerente de Tecnologia da Hospital Care destacou a necessidade de conhecer o cliente final da solução e de estabelecer uma governança clara, definindo quem vai estar envolvido e quem é responsável pelas aprovações. Mas um dos aprendizados mais importantes é que a empresa deve gastar o tempo que for necessário na preparação.
“Não comece de imediato contando que vai iniciar o projeto e as coisas vão se resolvendo. Antecipe o máximo possível as discussões de processos e dos possíveis problemas, com planos de contingência para não ter que enfrentar riscos na hora da implantação. Escolher o parceiro ideal e conhecê-lo bastante é outro ponto importante. E, por fim, ter um time engajado, presente e participativo e criar uma cultura com seus clientes de prestação de serviços, para facilitar a mudança”, concluiu Penido.
