Após implementação, os fluxos de prestação de contas e relatório de despesas, totalmente manuais anteriormente, também evoluíram, e agora são realizados em poucos cliques, em qualquer hora e lugar
O Grupo Bom Jesus conseguiu garantir maior ganho em escalabilidade com a tecnologia da SoftExpert, graças às ferramentas e aos fluxos interconectados em um único ambiente, o tempo dedicado a algumas atividades foi reduzido em até 50%.
A solução foi contratada inicialmente para gestão de documentos – são mais de 591 arquivos disponíveis na plataforma, contempla a automação de 32 processos, 8 deles integrados ao ERP. As áreas Administrativa, TI, Inteligência do Negócio, Fiscal e Controladoria já têm processos desenhados, mas todos os departamentos do grupo, nas 30 unidades, têm acesso à ferramenta para gestão de conteúdo. A implementação foi feita pela J2a Consultoria, empresa parceira da SoftExpert.
Um dos principais desafios da empresa era facilitar o dia a dia do usuário final, oferecendo uma solução que pudesse atender inúmeras demandas de maneira intuitiva. O gerente de TI do Grupo Bom Jesus, Laerte Avelino Marroni, explica que a escolha da suíte da SoftExpert se deu exatamente por ser uma plataforma modular. “Trabalhávamos com um software de gestão de documentos que não nos atendia por ser muito engessado, encontramos na ferramenta da SoftExpert benefícios totalmente alinhados aos nossos objetivos”, comenta.
Agora, com a integração entre o sistema de gestão e o SoftExpert Suite, o departamento de Inteligência do Negócio tem acesso, de forma ágil e unificada, aos relatórios e indicadores de gestão que apoiam os profissionais de BI nos processos de coleta, organização e unificação de dados para tomadas de decisões. “Com isso, os times de BI conseguem dedicar-se mais às questões estratégicas, sem desperdiçar tempo buscando informações espalhadas em outros ambientes, como ocorria anteriormente”.
Os fluxos de prestação de contas e relatório de despesas, totalmente manuais anteriormente, também evoluíram, e agora são realizados em poucos cliques, em qualquer hora e lugar. Marroni conta que, anteriormente, era necessário incluir todas as despesas em uma planilha Excel, imprimir, assinar e entregar ao departamento financeiro com as notas fiscais. Agora, o colaborador inicia o fluxo pelo celular, por meio de um formulário responsivo, anexa uma foto do cupom fiscal e já encaminha para o reembolso.
“Hoje, temos controle e visibilidade dos fluxos, aderência por parte dos usuários na utilização da ferramenta e informação na palma da mão, com ganho de tempo considerável. Além disso, por ser uma solução modular, conseguimos centralizar as demandas em um único ambiente, dispensando a necessidade de contratação de sistemas isolados”, declara.
Para o futuro, o objetivo é automatizar outros processos do grupo como service desk integrado ao chatbot e inventário.
