Sem sombra de dúvida, este é uma forma esquisita de começar o ano. O mundo lidando com uma pandemia global, que além de trazer problemas para a saúde, também nos questiona sobre a forma de viver e trabalhar juntos. A maioria dos governos dos países afetados recomenda que os funcionários trabalhem em modelo de home office, caso esta opção seja possível. Muitas empresas de tecnologia enviaram os seus funcionários para trabalharem desde casa. Na maior parte dos casos, essa decisão traz grandes desafios para as equipes de TI. Até pouco tempo, o normal era que apenas um segmento dos profissionais da empresa atuasse remotamente. Agora, essa demanda passa incluir uma quantidade muito maior de funcionários.

Como fazer para que essa nova realidade – o home office – aconteça de forma a preservar a continuidade dos negócios e o acesso aos dados da organização?

Veja, a seguir, alguns dos cuidados que nós, da Paessler, tivemos na organização do nosso próprio plano de home office diante do SARS-CoV-2, também conhecido como novo coronavírus, a causa da COVID-19.

Antes de iniciar essa jornada, é fundamental definir uma equipe que obtenha uma visão geral dos desafios que a empresa está enfrentando.

Essa visão é a base para todas as ações sugeridas em seguida.

Passo 1: Definir os departamentos críticos para o negócio

Identifique quais departamentos são os mais importantes para o sucesso da empresa. No nosso caso, são as equipes de suporte técnico e de vendas. Em uma situação como essa, precisamos assegurar a garantia de suporte aos usuários externos (clientes) e internos (funcionários). Mas é fundamental, também, garantir que a equipe de vendas conseguirá trabalhar da maneira adequada. Como ocorre em qualquer outra empresa, as operações de negócios não podem sofrer interrupções. Priorize os departamentos que precisam ter efetividade e continuidade operacional para manter o core business funcionando.

Passo 2: Revise o hardware e software que o usuário remoto precisa

Crie uma lista de todos os funcionários de cada departamento definido no passo 1 e verifique se esses funcionários já têm um dispositivo móvel e os acessórios necessários, incluindo webcams e fones, por exemplo. Determine se é possível fornecer aos funcionários remotos um dispositivo móvel da organização ou se essas pessoas estão dispostas a usar seu próprio equipamento particular. Nessa lista, anote também qual o quais softwares, seus colegas precisarão para trabalhar e quais são os aplicativos mínimos que precisarão estar disponíveis que permitam o trabalho remoto desde casa.

Exemplo: O departamento financeiro conta com os aplicativos para realizar transferências bancárias? O time de RH tem o que precisa para elaborar a folha de pagamento online? Algum usuário tem necessidade de algum hardware específico, como uma antena Wifi USB?

Passo 3: Acesso remoto

Você já priorizou os departamentos e definiu os aplicativos necessários. Agora, você deverá pensar na sua infraestrutura de TI. Sob circunstâncias normais, provavelmente, apenas uma certa porcentagem dos funcionários acessa os sistemas de TI desde casa ou na rua. E se quase todos os funcionários precisam de acesso remoto?

Provavelmente, você terá uma ou até mais das seguintes soluções para tornar isso possível:

• Acesso direto
• Acesso remoto (Serviços de terminal)
• Acesso remoto do funcionário à sua estação de trabalho instalada no ambiente da empresa
• VPN SSL

Porém, independentemente de como os funcionários irão acessar a rede corporativa quando estiverem fora da empresa, uma pergunta se sobrepõe a todas as outras:

“A largura de banda do seu provedor de Internet é suficiente para este momento de emergência?”

Se você já recebeu reclamações de funcionários de que o acesso externo é muito lento ou mesmo impossível, concentre-se nesse problema antes que nada. O PRTG oferece várias maneiras de manter o olho no uso da largura de banda. Por exemplo, você pode determinar rapidamente se um usuário ou servidor está causando tráfego extraordinariamente alto e reagir de acordo. Isso permite que você determine facilmente se é necessário o aumento na largura de banda quando, de repente, mais colegas do que os normais precisam acessar a rede desde casa.

Quase ou tão importante quanto uma conexão boa e estável é o pacote de internet adquirido pela empresa. De que serve uma conexão perfeita de internet se percebemos que a largura de banda disponível não é suficiente para permitir que todos os funcionários acessem a nossa rede fora da empresa.

Se o seu provedor de Internet fornecer largura de banda suficiente e o número de autorizações é garantido, é hora de considerar os seguintes pontos adicionais:

• O firewall (gateway) está corretamente configurado (acessível externamente) e adequadamente dimensionado?
• Os switches (do backbone) e switches de junção estão corretamente configurados?
• O número de licenças disponíveis é suficiente? Especialmente para acesso remoto?
• Todos os servidores (por exemplo, servidor de terminais, servidor de acesso direto etc.) necessários neste contexto estão dimensionados corretamente?
• É necessária Autenticação com Múltiplos Fatores (MFA)? Em caso afirmativo, todos os funcionários estão registrados para utilizá-la?
• Alguns funcionários precisam com urgência de uma conexão VPN pois um aplicativo não pode ser executado ou acessado via acesso direto? Por exemplo, softphone ou o servidor de arquivos?
• Há um risco geral de sobrecarga devido ao aumento na quantidade de acessos (hardware e software)?

Passo 4: Testes, testes e mais testes

Se possível, testes devem ser realizados antes que a emergência ocorra, a fim de identificar pontos fracos e poder corrigi-los a tempo. Dessa forma, você pode determinar se a base para que toda a empresa trabalhe desde casa está garantida. O testing ajuda a ajustar o dimensionamento da sua infraestrutura de TI. Isso colaborará para que você enfrente essa situação de forma mais tranquila.

Esta situação surpreendeu e afetou todas as empresas. Estamos vivendo novos desafios que nos mostram, diariamente, quão importante é monitorar a infraestrutura de TI.

Não sabemos quanto tempo durará a crise do coronavírus. Mas sabemos que é fundamental entregar aos usuários a melhor experiência digital possível, mesmo em modelo de home office. Quem fizer isso protegerá o seu negócio – e a economia do Brasil – nesse momento crítico.

* Por Luis Arís, Gerente de Desenvolvimento de Negócios da Paessler