Multinacional mexicana Softtek desenhou e implementou a solução SAP Standard personalizada para o processo de transformação digital de um dos maiores grupos editoriais do país com o objetivo de oferecer à empresa uma visão mais clara de toda sua cadeia de valor, possibilitando uma nova base para futuras expansões em seus negócios

Fundada em 1986, a editora Companhia das Letras firmou importantes parcerias ao longo dos anos, entre as quais a união com a editora carioca Objetiva, dando origem ao Grupo Companhia das Letras, e a junção com Penguin Random House, o maior grupo editorial do mundo.

A Penguin Random House, por sua vez, foi adquirida em 2020 pelo conglomerado de mídia alemão Bertelsmann, que agora possui 100% das suas ações.

A Penguin Random House engloba 17 editoras, em torno de 300 selos editoriais com mais de 15 mil novas publicações e mais de 600 milhões de livros vendidos por ano, e no Brasil é sócia majoritária do Grupo Companhia das Letras.

Atualmente, o Grupo Companhia das Letras possui mais de 300 colaboradores no Brasil, divididos em dez departamentos, e conta com um moderno centro de distribuição de 6.000 m² em Guarulhos (SP), que distribui seus livros para todo território nacional. Possui também representantes de vendas nas principais regiões do país.

Gerenciar todos esses processos de forma ágil e eficiente já seria um desafio por si só, mas a parceria com a Penguin Random House exigia uma solução de gestão customizada baseada em um modelo focado no mercado editorial e seus processos de negócio.

Para atender a essa demanda, a empresa procurou a Softtek, levando em consideração sua extensa experiência adquirida em projetos que combinam transações em varejo e atacado com um grande volume de desenvolvimento nas integrações com os portais de vendas.

“O crescimento e expansão dos negócios da Companhia das Letras no Brasil atrelados à necessidade de trabalhar com um ERP já utilizado pela Penguin Random House em toda a Europa tornou imprescindível uma reorganização dos processos internos da editora, unificando procedimentos, normas e tecnologia de ponta na homogeneização do ambiente tecnológico. Este processo permitiu que a Companhia buscasse as melhores práticas de mercado, que é um dos valores agregados pela implementação do ERP SAP”, diz Ana Dividino, vice-presidente de Negócios na Softtek Brasil.

“Um projeto de implantação de um novo ERP é naturalmente uma iniciativa de alto risco e alto impacto para qualquer organização. Com um bom planejamento, flexibilidade, e com o empenho e dedicação dos colaboradores, da diretoria e de nossos parceiros como a Softtek, realizamos uma implantação de sucesso, faturando desde o primeiro dia, gerenciando riscos, impactos e problemas de forma adequada até a estabilização dos processos de negócios e das tecnologias envolvidas”, comenta Paulo Vieira, Diretor de TI do Grupo Companhia Das Letras.

Solução tailor-made

Iniciado em meados de 2021, o projeto foi executado de forma 100% remota e concluído em junho de 2022, quando a Companhia das Letras passou a operar a nova plataforma de gestão empresarial SAP, marcando um passo tecnológico importante na jornada de evolução digital dos seus negócios.

O Grupo optou por implementar o SAP ERP em suas operações no Brasil, usando o padrão SAP o máximo possível e, idealmente, trazendo para o Brasil as customizações existentes da Penguin Random House para processos editoriais já desenvolvidas para outros países.

Por isso, foi necessário realizar o Projeto de Rollout SAP ECC para atender aos requisitos brasileiros específicos de localização SAP.

Além disso, a Softtek também precisou desenvolver módulos específicos e customizados para o mercado editorial nacional, como o de venda de livros e gestão de contratos para autores, agentes e editores, não ofertados pela SAP.

“A implementação SAP somada à transmissão de conhecimento de negócios da equipe da Softtek permitiu que a Companhia das Letras começasse a trabalhar efetivamente por processos, tornando os times mais homogêneos e colaborativos, e em consonância com as melhores práticas do mercado. Desta forma, a empresa pôde ter uma visão mais clara de toda sua cadeia de valor, o que possibilita uma nova base para futuras expansões em seus negócios”, explica Ana.

Case de sucesso

A Softtek propôs a utilização da metodologia SAP ASAP baseada nas melhores práticas estabelecidas pelo PMI (Project Management Institute) com seus frameworks de documentação e implementação, complementados por um conjunto de técnicas e ferramentas para a elaboração do trabalho definido.

“A proposta da Softtek para esse tipo de projeto foi aplicar sua estratégia diferenciada para Projetos SAP e utilizar uma equipe de especialistas com experiência neste tipo de trabalho, (rollouts e templates globais) que reúnem um amplo know-how em negócios e tecnologia. Nossa abordagem buscou a melhor relação custo x benefício, baseando nossos esforços em projetos anteriores e experiências já implementadas, testadas e bem-sucedidas”, complementa a executiva.